Планирование мероприятия для вашей организации - это стресс и отнимает очень много времени. Хорошая организация поможет снять стресс и сэкономить время. Одним из важных аспектов, которые следует учитывать при планировании, является приглашение. Приглашение уведомит людей о предстоящем мероприятии и предложит им принять участие. Часто они впервые слышат о мероприятии, поэтому важно осветить все детали в приглашении.
Основные элементы приглашения
Основные элементы, которые следует включить в приглашение:
- Организация, проводящая мероприятие
- Дата
- Время
- Место проведения
- Контактная информация для ответа
- Цена участия в мероприятии
Также важно своевременно разослать приглашение. Это означает, по крайней мере, за шесть-восемь недель до мероприятия. Это дает гостям время отреагировать и спланировать действия соответствующим образом.
Написание приглашений на сбор средств
Выбор правильной формулировки может задать тон вашему сбору средств и уведомить гостей о формальности мероприятия и о том, чего им следует ожидать.
Правила по приглашению
При составлении приглашения следует учитывать следующие рекомендации:
- Обязательно четко укажите, кому будет полезно это мероприятие.
- Укажите подробности мероприятия, например, будет ли подан ужин или будет ли работать кассовый бар.
- Обязательно укажите формальность мероприятия. Если мероприятие носит формальный характер, укажите, что это черный галстук, чтобы гости знали о дресс-коде.
- Всегда давайте контактную информацию, если у гостей возникнут вопросы.
- Если мероприятие проводится в незнакомом месте, рассмотрите возможность включения инструкций в приглашение.
Другие соображения
При составлении приглашения следует учитывать и другие моменты:
- Тема:Выберите тему и включите ее в приглашение. Например, если мероприятие представляет собой игру в гольф, используйте для приглашения тему гольфа.
- RSVP: Всегда вставляйте карточку с ответом, чтобы гости могли отправить ее обратно. На карте должно быть место для написания имени гостя и любой формы оплаты, если это необходимо.
- Будьте уникальным: Если в вашем мероприятии есть что-то уникальное, укажите это в приглашении, чтобы привлечь гостей. Например, можно упомянуть тихий или живой аукцион или специальные развлечения.
Пример текста приглашения
Существует бесконечное количество способов сформулировать приглашение на сбор средств. Вы можете использовать следующие образцы в качестве руководства для написания собственного приглашения:
Образец №1
Ежегодный шляпный обед
Присоединяйтесь к нам на послеобеденный обед
В локации
В дату и время
Обед будет подан в 13:00. с бесплатным вином
За лучшую шляпу будут вручены призы
Услуга парковщика
Пожертвование в размере 50 долларов пойдет на пользу организации
Образец №2
Вы приглашены на мероприятие Название
Дата
Местоположение
18:00. Коктейли и закуски
Кэш-бар
19:30 ужин
Тихий и живой аукцион
Ценим черный галстук
Польза ABC
Привлеките гостей посетить ваше мероприятие
Помните, что приглашение часто является первым, что увидят гости и напомнит им о вашем мероприятии. Обязательно уделите время тщательному выбору приглашения и четко сформулируйте его, чтобы дать гостям понять, чего ожидать. Создавая приглашения на сбор средств, всегда помните о том, какой тон вы хотите задать своему мероприятию, и отразите это в своей формулировке. Будьте максимально изобретательны, чтобы побудить гостей посетить ваше мероприятие по сбору средств и поддержать ваше дело.
