Поддержание эффективного взаимодействия с волонтерами имеет важное значение для успеха каждой некоммерческой организации. Чтобы волонтеры были полны энергии и были вовлечены в свою работу, важно сообщить им, каковы потребности организации, выразить признательность за их усилия и убедиться, что они понимают, насколько важен их вклад. Эффективное общение - важнейший элемент построения прочных отношений с волонтерами.
Добавьте раздел волонтеров на свой сайт
Добавление на ваш сайт раздела, посвященного волонтерам, - это отличный способ общаться с нынешними волонтерами и привлекать новых. Создав и поддерживая коммуникационный центр волонтеров на веб-сайте вашей группы, вы облегчите волонтерам быть в курсе того, что происходит в организации. Обязательно разместите фотографии или видео, на которых показаны волонтеры в действии (с их разрешения). Вы также можете публиковать такие сведения, как возможности волонтерства, предстоящие заседания комитетов и другую информацию, представляющую интерес для волонтеров. В зависимости от сложности вашего веб-сайта вы можете предоставить волонтерам возможность загружать документы, отслеживать часы работы или просматривать учебные материалы.
Познакомьтесь с волонтерами с помощью опроса
Опрос - это полезный инструмент общения, позволяющий познакомиться с волонтерами и узнать, как они хотели бы сотрудничать с вашей организацией. Подумайте о том, чтобы опубликовать опрос в разделе волонтеров на вашем веб-сайте или включить его в шаблон электронной почты, который рассылается новым волонтерам. В нем должно быть всего несколько вопросов, которые позволят вам понять, в каких видах волонтерской деятельности они хотели бы участвовать и какими навыками они обладают. Попросите кого-нибудь просмотреть результаты, а затем индивидуально предоставить информацию о комитетах или проектах, которые соответствуют его интересам. Поместите эту информацию в базу данных волонтеров, которую можно будет использовать в будущем для уведомления людей о появлении новых проектов.
Общайтесь с волонтерами через социальные сети
Используйте присутствие вашей организации в социальных сетях как инструмент коммуникации для взаимодействия с волонтерами и другими группами заинтересованных сторон. Поощряйте волонтеров подписываться на страницы организации в социальных сетях и отвечать тем же, например, подписываясь на них в Twitter или Instagram. Публикуйте фотографии и подписи, подчеркивающие вклад волонтеров вашей группы, а также ссылки на освещение группы в СМИ. Поощряйте волонтеров к взаимодействию, комментируя и/или делясь публикациями организации. Содействуйте участию волонтеров в общих коммуникационных усилиях организации, создав комитет по социальным сетям для координации или помощи в размещении публикаций в социальных сетях.
Публикуйте информационный бюллетень для волонтеров
Многие некоммерческие организации ежемесячно или ежеквартально рассылают информационный бюллетень волонтерам, а также донорам, финансирующим агентствам, источникам рекомендаций потребителей и другим группам. Распространение информационного бюллетеня - отличный способ сообщить заинтересованным сторонам о недавних достижениях благотворительной группы, текущих проектах и будущих целях. Он также является отличной возможностью для признания вклада выдающихся волонтеров. В зависимости от того, кто являются вашими волонтерами и другими заинтересованными сторонами, вам может потребоваться распечатать и отправить информационный бюллетень по почте, или вам может быть лучше воспользоваться электронным информационным бюллетенем. Рассмотрите возможность предложить заинтересованным сторонам подписаться на предпочитаемый ими вариант доставки.
Поддерживать личный контакт один на один
Когда дело доходит до построения отношений с волонтерами, ничто не заменит личный контакт с людьми, которые щедро жертвуют свое время и таланты вашей организации. Целесообразно периодически планировать личные встречи с волонтерами, которые занимают посты председателей или играют другие ключевые роли, которые позволяют вашей благотворительной группе выполнить свою миссию. Периодический вызов волонтеров для проверки может быть эффективным способом поддерживать индивидуальный контакт без необходимости просить их выделить время для официального личного обсуждения или видеоконференции. Исполнительный директор также может установить время чата, когда волонтерам предлагается зайти или позвонить для личного общения.
Объединяйтесь через собрания комитетов
Заседания комитетов волонтеров могут иметь важное значение для успеха всех типов проектов. Когда начинается новый проект, желательно провести встречу с теми, кто заинтересован в волонтерстве, чтобы у них была возможность узнать больше о том, какие типы вакансий доступны и какие временные затраты могут потребоваться для каждой из них. После формирования комитета, будь то для специального проекта или для постоянной рабочей группы, регулярные встречи по-прежнему важны для управления процессом и поддержания эффективного взаимодействия с волонтерами. Лучше всего установить четкое расписание встреч, например, третий вторник каждого месяца, чтобы волонтеры могли заранее строить планы.
Попросите волонтеров поделиться отзывами
Общение должно идти в обе стороны. Поощрять волонтеров делиться своими мыслями и идеями с организацией и ее руководителями так же важно, как и обеспечивать доведение информации до волонтеров. Есть много способов облегчить волонтерам возможность оставлять отзывы или делиться предложениями. Если волонтеры регулярно приходят в офис, установите ящик для предложений. Или создайте адрес электронной почты Feedback@, который волонтеры смогут использовать в любое время. Также хорошей идеей будет выработать привычку выделять время, чтобы люди могли поделиться отзывами и предложениями по повестке дня встреч. Возможно, вы даже захотите периодически организовывать фокус-группы для изучения и обсуждения отзывов. Важно то, что волонтерам легко оставлять отзывы.
Проведение общественных встреч для волонтеров
Предоставьте волонтерам возможность общаться друг с другом посредством общественных собраний, которые не требуют просьб пожертвовать время или деньги. Подумайте о том, чтобы периодически организовывать в своем офисе или дома члена правления или председателя комитета микшер, предназначенный только для волонтеров. Пригласите всех, кто вызвался добровольно, в установленные сроки. В зависимости от бюджета вашей организации вы можете предоставить прохладительные напитки или, возможно, лучше запланировать обед. Ключевым моментом является предоставление людям, которые разделяют интерес к вашей организации, возможность узнать друг друга и начать формировать связи. В конце концов, ваши волонтеры с гораздо большей вероятностью будут продолжать сотрудничать с организацией, если их друзья тоже будут в этом участвовать.
Признайте усилия волонтеров
Убедитесь, что волонтеры признаны за ту важную роль, которую они планируют сыграть, помогая вашей организации выполнить свою миссию или иным образом помочь важным делам. Убедитесь, что в публичных упоминаниях организации упоминаются волонтеры, а не слишком много внимания уделяется исполнительному директору или другим сотрудникам. Например, стремясь привлечь внимание к организации, попросите представителей средств массовой информации или блоггеров взять интервью не только у сотрудников, но и у председателей комитетов или членов правления. Публикуя фотографии деятельности организации, выбирайте изображения, на которых изображены волонтеры. Продвигая сбор средств на специальные мероприятия, рассмотрите возможность указания имен членов комитета в объявлении.
Официально выразить благодарность волонтерам
Признание важно, но важна и признательность. Обязательно поблагодарите волонтеров как лично, так и посредством официальных благодарственных писем. Рассмотрите возможность проведения мероприятия по признательности волонтерам хотя бы раз в год, например, обеда только для волонтеров или другого собрания, которое включает в себя благодарственную речь волонтеров и награждение за заслуги. Предоставьте мемориальные доски или другие награды волонтерам, которые внесли особенно значительный вклад в деятельность группы или являются ее давними сторонниками. Подумайте о наградах за выслугу лет за важные достижения, а также о бумажных почетных грамотах для всех волонтеров.
Используйте различные инструменты волонтерской коммуникации
Любая организация, которая полагается на услуги волонтеров, должна предпринять шаги для привлечения и удержания тех, кто делится своим временем и талантом, а также для привлечения новых людей для помощи. Ничто не заменит поддержание эффективного общения с волонтерами. Использование различных инструментов коммуникации поможет вам создать и привлечь сильную команду волонтеров, преданных вашей организации. Благодаря эффективному общению с волонтерами вы сможете наладить прочные отношения с людьми, которые, вероятно, будут продолжать сотрудничать с вашей благотворительной организацией в течение многих лет.
