Научиться писать благодарственное письмо включает в себя чтение советов по написанию благодарственных писем от профессионалов. Благодарственные письма могут быть длинными или короткими и использоваться в самых разных ситуациях. Помните о своей цели выразить благодарность, и вы обнаружите, что можете легко написать благодарственное письмо по любому поводу.
Шаг первый: выберите формат
Благодарственные письма могут принимать разные формы в зависимости от получателя, ограничений по времени и доступных материалов. Возможно, вы захотите использовать шаблон письма с благодарностью за пожертвование, чтобы составить длинные персонализированные благодарственные письма для волонтеров, спонсоров или даже участников сбора средств. Если вы благодарите за одно конкретное задание или просто ради похвалы, вы можете выбрать распечатанную открытку с одним или двумя рукописными предложениями.
Шаг второй: найдите правильный тон
Благодарственные письма могут быть серьезными и формальными или легкими и веселыми, в зависимости от обстоятельств. Подумайте о получателе благодарственного письма, о том, каковы ваши отношения и за что вы благодарите.
- В образцах благодарственных писем за пожертвования вы увидите, что тон серьезный, но не формальный, поскольку у вас сложились личные отношения с жертвователями.
- При написании благодарственного письма начальнику вы, скорее всего, захотите сохранить его формальным, потому что ваши отношения скорее профессиональные, чем личные.
- Использование юмора в благодарственных письмах для коллег или других волонтеров имеет смысл, если у вас уже сложились игривые отношения.
Выберите подходящее приветствие
Как правило, благодарственные письма начинаются со слова «Дорогой», за которым следует имя получателя. По возможности будьте конкретны в своем приветствии. Например, если вы отправляете благодарственное письмо компании, которая вас спонсировала, начните с «Уважаемое название компании». Если вы направляете письмо конкретному человеку, используйте его имя и убедитесь, что оно написано правильно. Неформальные заметки могут начинаться с имени получателя или забавного синонима слова «Дорогой», например «Привет».
Шаг третий: определите, за что вы благодарны
Ключом к тому, чтобы любое благодарственное письмо выглядело личным, является четкое указание того, за что вы благодарите получателя, в начале письма. Скорее всего, их вклад в чем-то уникален, поэтому и их благодарственное письмо тоже должно быть уникальным. Хотя использование фразы «Спасибо» является стандартным, существуют и другие похожие фразы и слова, которые лучше подходят для вашего благодарственного письма, например:
- Я/Мы ценим
- Я/Мы признаём
- Благодарность/Благодарность
- Это/Ты благословение
- Большое спасибо
- Я/Мы хотим признать
Слова благодарности волонтерам
Посмотрите примеры слов благодарности волонтерам, которые подчеркивают важность уделения времени и энергии. Такие фразы, как «Спасибо за подарок времени». или «Мы благодарны за время, которое вы проводите с нами». - это простой способ поблагодарить волонтеров.
- Вы можете использовать фразы на открытках с благодарностью для волонтеров и персонализировать их, заменяя несколько слов на слова, которые больше похожи на часть вашего естественного словарного запаса.
- Цитаты о волонтерстве и благодарственные письма волонтерам также можно применять к коллегам и гостям, собирающим средства.
- Спасительные цитаты для учителей могут подойти всему школьному персоналу, а также волонтерам и наставникам благотворительных программ.
Слова благодарности за подарок
Если вы зацикливаетесь на том, как отблагодарить кого-то за подарок, например, за корзину с фруктами от волонтеров на день рождения, прочитайте несколько свадебных благодарственных писем. Поскольку цель этих заметок - выражение благодарности за подарки, их можно настроить так, чтобы они соответствовали большинству других сценариев вручения подарков. Пожертвования также можно рассматривать как подарки, когда дело касается благодарственных писем. Вместо того, чтобы говорить «Спасибо за пожертвование», уточните подробности и скажите «Спасибо за пожертвование кружки, ручки и магнита».
Слова, чтобы поблагодарить кого-то за деньги
Благодарность за пожертвование денег обычно принимает формальный и профессиональный тон. Используйте образец благодарственного письма о финансовом пожертвовании, чтобы узнать, как вы можете подойти к этой иногда деликатной теме. Обязательно укажите краткое описание того, на что вы потратите деньги и какой эффект это окажет.
Шаг четвертый: проработка деталей
Как только вы получите приветствие и вступительную речь с подробной благодарностью, пришло время уточнить некоторые детали. Рассмотрите возможность включения информации о том, какую пользу действия получателей принесут вам, вашей организации или другим лицам. Вы также можете добавить такие вещи, как подробности о предстоящих мероприятиях по случаю благодарности волонтерам или о своих надеждах на отношения в будущем.
Шаг пятый: выберите подходящее завершение
Учитывайте тон и формат благодарственного письма, выбирая подходящее завершение записки, которая будет стоять прямо перед вашей подписью. Одна из самых распространенных фраз для завершения благодарственного письма - «С уважением». Среди других замечательных заключений:
- Ещё раз спасибо
- С благодарностью
- С уважением
- С большой благодарностью
- Большое спасибо
Шаг шестой: выберите способ доставки
Большинство благодарственных писем доставляются вручную или по почте. Если эти системы доставки вам подходят, обязательно используйте их. Если вы хотите, чтобы ваше благодарственное письмо было немного более уникальным и личным, подумайте об умных идеях для благодарственных писем, таких как отправка видеосообщений с благодарностью или наложение сообщений на выпечку в качестве благодарственного письма. Процесс создания этих забавных благодарственных писем такой же, только вам не обязательно писать его самостоятельно. Хотя мир пропитан технологиями, электронной почтой, текстовыми сообщениями или социальными сетями, слова «спасибо» по-прежнему кажутся безличными, поэтому избегайте их, когда это возможно.
Записка для выражения благодарности
Один из самых простых способов поблагодарить кого-то или выразить признательность - это быстро и вдумчиво написать благодарственное письмо. Написать благодарственное письмо легко, если вы сосредоточитесь на своих настоящих чувствах и особенностях того, за что вы благодарите кого-то.
