Когда новый сотрудник приступает к работе, рекомендуется отправить ознакомительное электронное письмо членам его команды и другим сотрудникам. Таким образом, они будут знать, что у них появился новый коллега, независимо от того, находится ли этот человек с ними на месте, в другом месте или работает удаленно. Это помогает новым сотрудникам сразу же почувствовать себя частью группы, а также информирует других об изменениях в команде. Также желательно отправить клиентам ознакомительное электронное письмо, если новый сотрудник будет работать с ними напрямую.
Письмо о новом сотруднике коллегам
Непосредственным руководителем нового сотрудника обычно является человек, который рассылает вводное электронное письмо людям, которые будут работать непосредственно с этим сотрудником. Сообщения такого типа также могут быть отправлены генеральным менеджером, главным операционным директором или руководителем отдела кадров. Используйте подобные выражения, чтобы сообщить сотрудникам, что у них появился новый коллега.
- Тема:Добро пожаловать, новый член команды [вставьте имя и фамилию]
- Body: Команда, пожалуйста, присоединяйтесь ко мне и поприветствуйте [Вставьте имя и фамилию] в нашу команду. [Вставьте имя] приходит к нам из [вставьте информацию о биографии человека, например, где он работал раньше, что-то интересное об его профессиональном опыте и/или где он учился в школе]. [Введите имя] будет работать как [введите должность] и будет назначено в [проект]. Наша замечательная команда станет еще сильнее с присоединением [вставьте имя]. Я с нетерпением жду, когда мы все вместе совершим великие дела.
Это сообщение следует отправить либо за день до начала работы нового сотрудника, либо в его первый день работы. Если оно отправлено в первый день приема на работу, скопируйте в сообщение нового сотрудника.
Веселое объявление о новом сотруднике для коллег
Если вы предпочитаете более интересный подход к представлению новых членов команды коллегам, вы всегда можете превратить это в небольшую игру. Рассмотрите возможность включения такого ледокола, как «Две правды» и «Ложь», игра для построения команды. Этот подход выходит за рамки знакомства и вовлекает членов команды во взаимодействие с новым сотрудником.
- Тема:Угадай, кто присоединится к команде?
- Body: Команда, это отличный день в [вставьте название компании]! Сегодня [Вставьте имя и фамилию] присоединяется к [вставьте название конкретной команды], работая в качестве (n) [вставьте название должности].[Вставьте имя] [предоставил информацию о биографии человека, например, многолетний опыт, полномочия и т. д.]. [Имя] также любит [включите несколько забавных фактов о человеке, например, хобби или любимые развлечения]. Теперь, когда вы немного узнали о своем новом члене команды, посмотрите, сможете ли вы правильно понять: какие факты о [вставьте имя] правдивы, а какие - ложь? Поделитесь своим мнением здесь: [Вставьте ссылку на опрос]. Следите за обновлениями! [Имя] завтра раскроет правду!
Ссылка на опрос должна быть настроена так, чтобы сотрудники могли выбирать из трех частей информации, которыми поделился новый сотрудник, две из которых правдивы, одна - нет, и все из которых кажутся одинаково вероятными или маловероятными. Например, выбор может быть таким: я в одиночку уничтожил кольцо мельниц для щенков, я был зомби в первом эпизоде «Ходячих мертвецов», я жил на всех континентах, прошлым летом я вырастил 250 растений томатов, Я был в кемпинге на автодоме в районе Большого Манхэттена и т. д. После того, как все проголосуют, новый член команды должен отправить электронное письмо с ответом и несколькими предложениями о том, что он рад присоединиться к команде.
Представление нового сотрудника клиентам
Когда меняется основное контактное лицо клиента или другой ключевой член команды, который находится в прямом контакте с клиентом, важно отправить вводное электронное письмо. Это не позволит клиенту быть удивленным сменой персонала и проложит путь новому человеку к успеху. Приведенный ниже образец электронного письма можно использовать для нового сотрудника или человека, который какое-то время работает в вашей компании, но не знаком с клиентом.
- Тема: Представляем [Введите имя и фамилию], [Введите должность]
- Body: [Имя клиента], Как всегда, спасибо за ваше дело. Я обращаюсь к вам, чтобы сообщить, что [вставьте имя и фамилию] поручено работать непосредственно с вами. [Вставьте имя] - это (n) [введите должность] здесь, в [вставьте название компании], и он будет работать непосредственно с вами над [укажите, чем будет заниматься человек, например, выполнять заказы, предоставлять цены, проводить обучение, предоставлять поддержка клиентов и т. д.]. [Вставьте имя] [включите дополнительную информацию, такую как соответствующий опыт, учетные данные и т. д.]. Как всегда, целью [вставить имя] является ваше полное удовлетворение, как и в случае со всеми в [вставить название компании]. [Вставьте имя] свяжется с вами, чтобы назначить встречу на следующей неделе. А пока не стесняйтесь обращаться к [вставьте имя] или ко мне с любыми вопросами или потребностями.
Сообщение такого типа должно исходить от человека, который курирует команду, работающую непосредственно с клиентами, например от менеджера по продажам или руководителя службы поддержки клиентов. Скопируйте сотрудника, который был назначен для учетной записи клиента, чтобы у клиента был адрес электронной почты этого человека. Кроме того, вы можете отправить полное рекомендательное письмо по обычной почте или в виде вложения к электронному письму.
Подготавливаем почву для успеха новых сотрудников
Проактивное представление членов команды коллегам и/или клиентам, с которыми они будут работать, - это отличный способ подготовить почву для их успеха. Это должно быть частью процесса при каждом новом приеме на работу, а также когда кого-то вновь назначают на должность, работающую с клиентами.
