Нужно ли писать письмо-запрос на оплату? Хотя связываться с клиентами и просить их оплатить просроченные счета неприятно, людям, которые владеют и управляют бизнесом, безусловно, приходится время от времени делать это. Чтобы использовать представленный здесь шаблон письма, просто щелкните изображение ниже. Документ откроется в виде PDF-файла, который затем можно будет редактировать, сохранять и распечатывать по мере необходимости. Используйте это руководство по печатным формам Adobe, если вам нужна помощь в использовании этого документа.
Письмо-запрос на выплату оставшейся суммы
Используйте этот шаблон, если вам нужно написать письмо с просьбой об оплате непогашенного остатка.
Письмо клиенту о предоплате
Используйте этот шаблон в ситуации, когда клиент заключил с вами договор на предоставление продуктов или услуг, за которые требуется предоплата.
Письмо-запрос на разблокирование платежа
Используйте этот образец письма в качестве отправной точки для запроса на разблокирование платежа, который находится на условном депонировании до завершения транзакции.
Советы по написанию письма-запроса на оплату
Хотя вам следует настроить информацию в шаблоне в соответствии с вашей ситуацией, важно использовать соответствующий тон и быть уверенным, что документ профессионально отформатирован.
Используйте подходящий тон
При отправке письма клиенту или покупателю с просьбой об оплате важно изложить свою точку зрения как можно более четко, сохраняя при этом позитивный, профессиональный тон. Не отправляйте первый или второй запрос, который настолько негативен, что клиент чувствует себя атакованным. Если тон слишком резкий, клиент может почувствовать, что нет смысла пытаться продолжать отношения с вашим бизнесом. Когда это произойдет, существует риск, что клиент решит не оплачивать счет, поскольку он или она не заинтересованы в сохранении отношений.
Использовать профессиональное форматирование
Используйте фирменный бланк компании и стандартный формат делового письма, если вы отправляете письмо с запросом платежа по почте или по факсу. В зависимости от процедур переписки в вашей компании вы также можете передать письмо по электронной почте. В этом случае лучше включить письмо в тело сообщения электронной почты, а не в виде вложенного файла. Нет необходимости создавать шаблон фирменного бланка для сообщения электронной почты, но вам следует закрыть сообщение официальной подписью электронной почты вашей компании.
Продолжение
Если вы отправили письмо с запросом на оплату по просроченному счету и не получили ответа от получателя в течение 30 дней, рассмотрите возможность повторного телефонного звонка. Как и в письме, уместно сохранять позитивный тон. Попытайтесь поговорить напрямую с лицом, ответственным за оплату счета, и подтвердите получение письма. Если вы можете поговорить с ответственным лицом, предложите обработать платеж кредитной картой по телефону или через Интернет. Если нет, спросите, когда вы можете ожидать получения оплаты. Запишите дату и отправьте письмо о просрочке платежа.
Дополнительные действия по сбору средств
Если платеж не получен в соответствии с договоренностью, вам необходимо перевести учетную запись на следующий этап процедуры вашей компании по управлению просроченными счетами. Если счет остается неоплаченным в течение длительного периода времени, тон будущих писем о взыскании задолженности должен быть более твердым, и в конечном итоге при необходимости его следует передать коллекторскому агентству. Хотя, безусловно, существуют обстоятельства, при которых необходимо предпринять окончательные действия по взысканию задолженности, не рекомендуется делать это до тех пор, пока вы не исчерпаете все возможные способы мирного урегулирования проблемы просрочки платежа. До тех пор, пока вы действительно не будете готовы отправить счет в сборы или подать в суд, не упоминайте такие действия в переписке с запросом платежа с людьми или предприятиями, чьи счета просрочены.
