Каждая ситуация с закрытием бизнеса имеет свои особенности. Тип бизнеса будет определять, какие действия вам, вашим клиентам или поставщикам придется предпринять, прежде чем бизнес закроется навсегда. Чтобы разработать индивидуальное письмо, отвечающее вашим потребностям, начните с образца письма и адаптируйте формулировку так, чтобы она отражала детали вашей конкретной ситуации.
Шаблоны делового заключительного письма
Если вы управляете процессом закрытия бизнеса, вам может быть целесообразно отправлять письма своим клиентам и поставщикам. Образцы писем для этих аудиторий представлены здесь. Вы можете получить доступ к каждому шаблону, нажав на соответствующее изображение. Каждый шаблон представляет собой настраиваемый PDF-документ, который можно сохранить и распечатать по мере необходимости. Чтобы получить помощь в работе с документами, обратитесь к этому руководству по распечаткам.
Уведомление клиента
Этот шаблон предназначен для рассылки клиентам, чтобы сообщить им о закрытии компании. Особенно важно отправлять письма такого типа, если клиентам необходимо забрать товары из вашего местоположения или предпринять какие-либо другие действия до того, как бизнес прекратит свою деятельность.
Уведомление поставщика
Используйте это письмо, чтобы уведомить поставщиков о том, что ваша организация прекращает свою деятельность, при этом обязательно предоставив достаточное уведомление для выставления окончательного счета, оплаты и решения любых нерешенных вопросов.
Причины написать письмо о закрытии бизнеса
Как только вы примете решение закрыть свой бизнес, не рекомендуется просто вешать на дверь табличку «закрыто». Лучше всего объявить о закрытии вашим клиентам и поставщикам официальным письмом. Они были ключевыми игроками в вашей деловой деятельности, приобретая ваши продукты и услуги, а в случае поставщиков - предоставляя вам продукты и услуги, которые сыграли важную роль в вашем бизнесе. В качестве одного из последних действий по обслуживанию клиентов вам необходимо заранее предупредить их о том, что ваш бизнес больше не будет доступен.
Письмо о закрытии бизнеса - отличный способ профессионально завершить ваши текущие деловые отношения и объяснить любые действия, которые необходимо предпринять вашим клиентам и поставщикам. Отправка такого рода писем свидетельствует о добросовестных усилиях по общению и взаимодействию с теми, с кем ваша организация вела дела. Это также может помочь гарантировать, что все вопросы будут решены до закрытия, что может помочь предотвратить возникновение потенциальных юридических проблем в будущем.
Время уведомления о закрытии
Не существует жесткого правила относительно того, когда вам нужно отправить письмо о закрытии предприятия. Фактическая дата отправки будет зависеть от нескольких факторов.
Клиенты
Вы хотите, чтобы ваши особые клиенты узнали о закрытии вашего бизнеса от вас, а не через слухи или обнаружение закрытой двери без предварительного уведомления. Наличие уведомления подтверждает вашим клиентам, что вы считаете их особенными, и дает им возможность проводить с вами любые необходимые окончательные деловые операции.
В общем, рассмотрите возможность отправки письма с уведомлением о закрытии или включения копии письма в ежемесячный счет по крайней мере за 30 дней до даты закрытия. Предприятиям сферы услуг, таким как химчистка или ремонтная мастерская, необходимо предоставить клиентам достаточно времени, чтобы прийти и забрать свои вещи. Розничный бизнес, вероятно, захочет выделить много времени на продажу, чтобы сократить свои запасы, при этом письмо о закрытии бизнеса будет опубликовано до начала продажи.
Поставщики
Как правило, лучше всего сообщить поставщикам о своем намерении закрыть сделку как минимум за 60 дней до окончательной даты начала работы. Это даст достаточно времени для расчета и закрытия счетов.
Особое внимание к планам на будущее
Если вы продаете бизнес и планируете сразу же после этого открыть новый бизнес, возможно, вы захотите свести к минимуму промежуток времени между ними. Например, вы можете решить отложить отправку письма о закрытии бизнеса до даты закрытия, если вы продаете франшизу по ведению домашнего хозяйства и открываете собственную службу по ведению домашнего хозяйства.
Что сообщить в письме
Основные цели письма о закрытии бизнеса - четко описать детали закрытия бизнеса и искренне поблагодарить читателя за его бизнес или услугу. Эти письма не обязательно должны быть длинными, чтобы быть эффективными. Письмо должно:
- Сообщите читателю дату закрытия предприятия
- Сообщите читателю обо всем, что ему нужно сделать (например, забрать вещи из химчистки, оплатить неоплаченный счет или прийти на распродажу)
- Расскажите читателю, куда направлять вопросы
- Благодарите клиента или поставщика за его работу
В письме не обязательно указывать причину закрытия предприятия. Если причиной являются хорошие новости, например, выход на пенсию владельца, вы можете указать причину в письме. В противном случае обычно лучше сосредоточить письмо на темах, которые важны для читателя, например, что ему нужно сделать и когда.
Поддерживайте отношения
Деловые отношения всегда желательно оставлять на позитивной ноте. Даже если вы никогда больше не планируете видеться или работать с этим человеком, лучше всего быть полезным, позитивным и искренним в письмах о закрытии бизнеса. Ваш профессионализм облегчит закрытие бизнеса и может дать вам преимущество, если ваши будущие бизнес-планы заставят вас работать с этими же людьми в будущем.
