Хотя на всех бизнес-конференциях обычно выступают различные докладчики, обсуждающие темы, интересующие участников, лучшие мероприятия включают в себя целый ряд различных видов деятельности. Убедитесь, что следующее мероприятие, которое вы планируете, будет успешным, включив в него варианты, которые понравятся всем сегментам целевой аудитории.
Основные докладчики
Основные докладчики могут привлечь внимание участников конференции. Обычно это общие презентации сессии, то есть в то же время другие докладчики не проводят сессии. Темы обычно выходят за рамки стандартных программ профессионального развития и предлагают вдохновение или уникальные идеи. Хотя основных докладчиков можно назначить в любое время, их часто бронируют на первую и последнюю сессии конференции.
В зависимости от размера и бюджета мероприятия некоторые группы приглашают знаменитостей или других известных личностей в качестве основных докладчиков. Например, Дэн Разер был основным докладчиком HR Florida в 2016 году, а Малала Юсуфзай выступит на конференции и выставке Общества управления человеческими ресурсами (SHRM) 2018. Небольшие организации часто приглашают на эти занятия местных знаменитостей или мотивационных докладчиков. Вы можете найти основных докладчиков через такие организации, как Национальная ассоциация ораторов или Big Speak.
Секционные заседания
Секционные сессии - это образовательные программы, проводимые в течение дня на мероприятиях бизнес-конференций. Одновременно запланировано более одного сеанса, чтобы участники могли выбирать из множества тем и в определенной степени настраивать свое расписание. Рассмотрите возможность приглашения успешных профессионалов в своей области, отраслевых консультантов и инструкторов, представителей государственных учреждений и других экспертов для участия в основных выступлениях. Рассмотрите возможность размещения приглашения докладчиков на веб-сайте вашей организации, чтобы побудить людей, заинтересованных в участии, подавать предложения.
При планировании секционных выступлений важно предлагать широкий спектр тем и распределять темы так, чтобы люди могли посещать программы, соответствующие их интересам. Например, если у вас есть два докладчика, посвященных бухгалтерскому учету, запланируйте их в разное время, чтобы люди, которые больше всего интересуются бухгалтерским учетом, имели возможность присутствовать на обоих. Предлагайте одновременно совершенно разные темы, например маркетинг или обслуживание клиентов, чтобы у посетителей, не интересующихся бухгалтерским учетом, тоже было из чего выбирать.
Мозговые штурмы
Одним из самых больших преимуществ посещения конференций является возможность встретиться и пообщаться с профессионалами-единомышленниками. Подумайте о том, чтобы выделить в повестке дня время для мозгового штурма по конкретным темам. Например, вы можете заблокировать несколько секционных заседаний, чтобы провести дискуссии за круглым столом по актуальным темам, актуальным для участников. В качестве альтернативы вы можете выделить зоны отдыха в вестибюле заведения, которые будут отведены для дискуссий по особым интересам в разное время в течение дня. Посетители, заинтересованные в том, чтобы узнать больше о том, что думают другие по обозначенным темам, оценят возможность принять участие в чем-то подобном.
Розничные продажи
На конференциях часто работают портативные розничные магазины, где участники могут приобрести фирменные товары, предлагаемые ассоциацией-спонсором, такие как футболки, ручки, портфели и многое другое. В этих точках розничной торговли также обычно продаются книги, написанные авторами, выступающими на мероприятии. Если ваша группа не может инвестировать в большой объем инвентаря, просто предоставьте несколько предметов для демонстрации, которые участники смогут заказать на мероприятии, чтобы вы могли доставить их домой или в офис. Они, вероятно, оценят, что им не придется носить с собой или упаковывать вещи, чтобы забрать их домой, так что вы, возможно, обнаружите, что таким образом вы продадите еще больше.
Подписание книг
Говоря об авторах, было бы неплохо запланировать автограф-сессию для докладчиков, опубликовавших книги во время мероприятия. Как правило, лучше всего устраивать автограф-сессию книги конкретного автора сразу после выступления человека, поскольку посетители, которые в восторге от презентации человека, могут сразу пойти к месту автограф-сессии, чтобы купить книгу для подписания. Это поможет вашей группе увеличить продажи книг, а также сделает перспективу выступления на вашем мероприятии особенно привлекательной для авторов.
Выставка
Большинство бизнес-конференций включают в себя выставочную часть, которая предполагает выделение места, где продавцы и спонсоры могут за определенную плату установить стенды для демонстрации своих продуктов и услуг. Деньги, полученные в результате сборов, связанных с участием в выставке, могут помочь покрыть расходы на проведение всего мероприятия, а также помочь планирующей организации получить доход для поддержки своей деятельности.
На некоторых конференциях выставка остается открытой все время, в то время как на других секция стенда экспонента доступна для посетителей только в то время, когда сессии не проводятся. Каждому экспоненту выделяется определенное пространство на стенде, где он размещает стенды, рекламирующие свою продукцию и услуги. Они поручают членам команды обслуживать стенды и взаимодействовать с посетителями. Большинство из них распространяют литературу о продуктах и предлагают какие-то подарки (обычно рекламные деловые подарки или закуски), а также собирают контактную информацию от участников для использования в маркетинговых целях в будущем.
Тихий аукцион
Если ваша конференция является крупным сбором средств для группы-спонсора или другой ассоциации, рассмотрите возможность проведения тихого аукциона. Это предполагает сбор пожертвованных предметов, на которые участники могут делать ставки в течение определенного периода времени во время конференции. Как только торги завершатся, «побеждает» участник, предложивший самую высокую цену за каждый предмет, а это означает, что он купит этот предмет. Те, кто участвует, получают удовольствие от покупок и соревнований, особенно если они получают выгодные сделки, а организация получает дополнительный доход от мероприятия.
Еда: блюда и закуски
Еда – важная часть любого конференц-мероприятия! Скорее всего, вам придется покупать еду и закуски в конференц-центре, отеле или другом месте, где будет проводиться мероприятие. Вам следует запланировать легкий завтрак утром, если мероприятие начинается рано утром, обед по тарелкам или «шведский стол», а также послеобеденные закуски. Некоторые мероприятия также включают ужин в один или несколько вечеров, особенно если проводится церемония награждения или специальная вечерняя презентация.
При заказе меню убедитесь, что оно разнообразно и учитывает особые диетические ограничения. Если вы предлагаете шведский стол, убедитесь, что есть выбор для людей, которые не могут (или не хотят) есть такие продукты, как глютен, сахар, пшеница, орехи или мясо. Также желательно иметь варианты для тех, кто ведет веганский образ жизни. Если вы подаете блюда на тарелках, позвольте посетителям выбирать блюда, которые соответствуют их стилю питания. Один из способов сделать это - включить в регистрационную форму раздел, где участники смогут указать диетические ограничения или разместить специальные заказы.
Прием стартового матча
Рассмотрите возможность проведения стартового приема в первый вечер конференции, направленного на привлечение участников к мероприятию и продвижение сторонников (поставщиков и спонсоров). Идея состоит в том, чтобы провести веселое мероприятие, которое люди с нетерпением ждут и которое даст им возможность структурированно пообщаться с другими участниками.
Эти приемы часто проводятся в выставочном зале, предоставляя посетителям возможность впервые увидеть экспонентов в непринужденной обстановке, где подаются еда и напитки. Это создает дополнительную выгоду для поставщиков и спонсоров, которые платят за стенды для экспонентов, поскольку эти приемы обычно посещаются участниками конференции.
Вероятно, вы сможете найти спонсора, который возьмет на себя расходы на мероприятие такого типа в обмен на рекламные услуги. Если вы собираетесь подавать алкоголь на приеме, подумайте о том, чтобы выдать каждому участнику определенное количество билетов на напитки, чтобы они могли получить несколько напитков бесплатно. Это поможет контролировать расходы и минимизировать другие потенциальные проблемы с ответственностью. За еду и другие напитки плата взиматься не должна.
Социальные связи
Хорошая идея - предложить участникам дополнительные неформальные способы общения друг с другом и непринужденного общения. Например, вы можете включить Tweetup, который позволит людям весело обсуждать «почему», а также увеличит присутствие мероприятия в социальных сетях. Выберите официальный хэштег для мероприятия, чтобы участники могли поделиться своим опытом онлайн.
Также рекомендуется разрешить участникам зарегистрироваться для участия в групповых мероприятиях, за которые они будут платить самостоятельно, например, в ресторанах определенного типа, с докладчиками или авторами, чьи работы будут представлены на мероприятии. или осмотреть местные достопримечательности. Это особенно полезно для людей, которые не посещают занятия с другими людьми, которых они знают, поскольку это дает им возможность познакомиться с другими участниками и пообщаться с местными жителями, не выходя на улицу в одиночку.
Развлечения
Развлечения могут стать отличным дополнением для крупных конференций, особенно тех, которые продолжаются несколько дней. Некоторые многодневные конференции включают мероприятия в нерабочее время, такие как концерты, комедийные представления или вечеринки, которые могут посетить участники. Вход для участников должен быть включен в общую плату за регистрацию на мероприятие, хотя вам, вероятно, также следует разрешить им приобретать дополнительные билеты только на развлекательную часть(и). Таким образом, деловые путешественники, которые приводят с собой друзей или членов семьи, могут пригласить своих попутчиков на мероприятия такого типа.
Группы тренировок
Может быть сложно продолжать тренировки, когда вы находитесь за городом на конференции. Может оказаться полезным, если организаторы мероприятий опубликуют расписание организованных групповых занятий. Например, вы можете поручить члену комитета, знакомому с местностью, организовывать ежедневные прогулки или пробежки, или выделить место на месте проведения групповых занятий фитнесом для желающих принять участие.
Призы для посетителей
Люди любят выигрывать, поэтому было бы здорово предоставить участникам возможность зарегистрироваться и выиграть призы во время мероприятия. Вы можете включить призы, предоставленные организацией-спонсором, а также предметы, предоставленные продавцами. Например, некоторые группы могут присуждать главный денежный приз (финансируемый организацией или спонсором), а также меньшие призы, пожертвованные участниками выставки.
Многие группы управляют процессом вручения призов, предоставляя участникам карты бинго, на которых указаны имена каждого спонсора или первых нескольких продавцов, которые зарегистрировались и заплатили. Участникам необходимо посетить указанные стенды, чтобы получить уникальные печати или подписи, после чего заполненные карточки вносятся в розыгрыш. Карты вытаскиваются в заранее указанное время (обычно в конце дня), при этом присутствующим участникам вручаются призы.
На некоторых мероприятиях продавцы, у которых есть призы, награждают их, собирая визитные карточки посетителей или сканируя штрих-коды с их бейджей.
Призы для экспонентов
Некоторые группы также предлагают участникам призы, чтобы привлечь к участию отдельных лиц и компании, которые оказывают финансовую поддержку конференции. Один из вариантов - выбрать имена одного или двух экспонентов, чтобы получить бесплатное место на стенде на мероприятии следующего года. Вы также можете рассмотреть возможность выбора имен представителей поставщиков, чтобы вручить им забавные призы, которые им будут интересны. Они это оценят, и это может помочь им убедить своих работодателей принять участие в следующем году!
Оценки
Важно получить отзывы от участников этого года, а также от поставщиков и спонсоров. Предоставьте всем участникам возможность заполнить форму оценки. Вы можете распространить бумажные оценки на мероприятии или по его итогам, отправив опрос в течение нескольких дней. Независимо от того, как вы просите обратную связь, важно, чтобы вы это сделали! Также важно, чтобы вы слушали! Опубликуйте результаты и учтите отзывы, которые вы учтете, когда начнете планировать мероприятие в следующем году.
Хорошей конференции
Хотя это не полный список всех возможных видов деятельности, которые могут быть включены в конференцию, это отличная отправная точка. Просмотрите эти идеи и предложите другим, участвующим в планировании вашего следующего мероприятия, сделать то же самое. Используйте полученные знания для выбора некоторых мероприятий и в качестве отправной точки для обдумывания других идей, которые могут помочь сделать ваше мероприятие еще более привлекательным для вашей целевой аудитории. Существует множество конференций, поэтому важно принять меры, чтобы ваша конференция предоставляла ценные возможности и ресурсы для профессионального развития, а также приносила немного удовольствия.
