Чтобы завершить деловое письмо, важно суммировать ключевые моменты, которые вы высказали в письме. Здесь также можно запросить любые действия, которые вы ожидаете увидеть в результате письма. Сделайте это ясно и укажите свой номер телефона или лучший способ связаться с вами. Это позволит избежать путаницы относительно того, что ожидается и как с вами связаться.
Примеры заключительных предложений для деловых писем
После того, как вы написали основное содержание своего письма и перед прощальными словами и подписью, вы можете добавить заключительную строку делового письма. Это короткое предложение или фраза обычно включает благодарность или выражение признательности получателю, а также краткую ссылку на любые запрошенные действия в будущем.
Заключительные предложения неформального делового письма
Если у вас уже сложились отношения с получателем письма или вы обращаетесь к неформальной теме, вы можете использовать неофициальную заключительную фразу перед подписью.
- Спасибо за внимание.
- Спасибо, что уделили время.
- Заранее спасибо за рассмотрение моего предложения.
- С нетерпением жду скорой встречи с вами (или укажите конкретную дату).
- Я с нетерпением жду возможности узнать больше о (конкретной теме/проекте).
- Я бы хотел, чтобы вы добавили это в календарь вашей компании.
- Приношу извинения за задержку.
Заключительные предложения официального делового письма
Фразы, завершающие официальное письмо, идеально подходят для писем тому, с кем вы никогда раньше не переписывались, или для конфиденциальных вопросов.
- Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам по любым вопросам или проблемам.
- Я надеюсь услышать ваше мнение/скоро поработать с вами.
- Мы очень ценим ваше время.
- Пожалуйста, используйте прилагаемый документ (укажите название документа), чтобы (указать действие, которое необходимо предпринять).
- Я доступен по телефону (укажите лучший способ связи), если вам понадобится дальнейшее обсуждение.
- Спасибо за ваше внимание.
Правильное закрытие деловых писем
В то время как последний абзац делового письма кратко излагает цель письма, комплиментарное завершение связывает его с намеком на формальность, смешанную с личным контактом. Именно поэтому некоторые люди застревают, когда дело доходит до поиска правильных слов для завершения делового письма. Приветственное закрытие следует за заключительным и обычно представляет собой одно или два слова для подписи внизу вашего письма.
Примеры неформального комплиментарного завершения
Когда дело доходит до выбора правильного комплиментарного завершения, это зависит от того, считается ли письмо, которое вы пишете, неформальным, формальным или очень формальным. Это также будет зависеть от предмета. Если письмо касается дисциплинарного вопроса, не стоит подписывать его неформальным заключением типа «С наилучшими пожеланиями».
- С наилучшими пожеланиями
- С уважением
- С уважением
- С уважением
Примеры формального дополнительного заключения
Примеры правильного завершения комплиментарного делового письма включают как традиционные, так и современные фразы.
- С уважением
- С уважением
- Спасибо
- С признательностью
- С благодарностью
Примеры очень формального дополнительного заключения
Когда вы имеете дело с серьезными вопросами или производите важное первое впечатление в официальном письме, уместно очень формальное завершение.
- Сердечно
- С уважением
- С уважением
- С уважением
Завершения деловых писем, которых следует избегать
Хотя существует множество общепринятых дополнительных закрываний, стоит также отметить те, которые не следует использовать. Причина, по которой эти закрытия не используются, заключается в том, что они открыты для множества интерпретаций. Некоторые слова, такие как «поистине», считаются клише, и их следует избегать в заключительных фразах.
Завершения, которых следует избегать в деловых письмах, включают:
- Всегда
- Пока
- Ура
- Чао
- С любовью
- Любовь
- TTYL
- Тепло
- С уважением
Формат закрытия делового письма
Место расположения на странице приветственного закрытия будет определяться форматом стиля письма, использованным для его создания. Если письмо написано в блочном формате, где все строки начинаются с левого поля, дополнительное закрытие также будет совмещено с левым полем. В случае делового письма, состоящего из полублока, заключение набирается справа от центра и совпадает с датой вверху письма.
Интервал для закрытия стандартного делового письма
Закрывающий интервал следующий:
Дополнительное закрытие, Пропустить 4 строки (вставьте сюда рукописную подпись)Ваше напечатанное/введенное имя
Регулировка интервалов для закрытия деловых писем в электронных письмах
Когда-то считалось неприличным отправлять деловое письмо по электронной почте, но сейчас это не так. Для компаний, ориентированных на электронные коммуникации, деловое письмо по электронной почте является естественным продолжением повседневной практики. Если вы решите отправить деловое письмо по электронной почте, завершение делового письма немного отличается от завершения делового письма.
Дополнительное закрытие, Ваше напечатанное имя
Как отформатировать контактную информацию в закрытии
Независимо от того, какое место вы выберете для отправки деловой корреспонденции, обязательно укажите свою контактную информацию. Если вы отправляете печатное письмо, эта информация часто появляется на деловом бланке, но в противном случае важно указать номер телефона, адрес и адрес электронной почты, если он у вас есть. Контактная информация в электронном письме часто появляется в подписи электронного письма, которая автоматически добавляется ко всем отправленным электронным письмам.
Поддерживайте соответствующий тон
Независимо от причины написания делового письма, важно всегда уважительно завершать письмо. Даже если в письме речь идет о ситуации, в которой с вами поступили несправедливо, оно должно быть выдержано в профессиональном и уважительном тоне. Закрытие – не место для гневных комментариев. На самом деле важно сохранить тон всего письма профессиональным и позитивным. Если вы чувствуете, что вам нужно больше рекомендаций, чтобы написать эффективное письмо, используйте образцы деловых писем в качестве шаблонов, чтобы начать работу.
