Форма W-9 Налогового управления США (IRS) называется «Запрос на идентификационный номер налогоплательщика и сертификацию». Этот документ IRS предназначен для сбора основной налоговой информации от определенных налогоплательщиков, которыми могут быть физические или юридические лица.
Цель формы W-9
Прежде всего, форма W-9 предоставляет компании основную информацию о налогоплательщиках, с которыми она ведет бизнес. Это позволяет им сообщать о сумме, уплаченной налогоплательщику за оказанные услуги IRS. Граждане США и иностранцы-резиденты, корпорации, трасты и другие типы коммерческих организаций, у которых не удерживаются налоги из их доходов, должны заполнить форму W-9, в то время как иностранцы-нерезиденты или иностранные физические лица вместо этого должны заполнить форму W-8.
Если налогоплательщик не заполняет и не возвращает форму W-9 или предоставляет неправильный или неполный идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), любые средства, выплаченные налогоплательщику, могут подлежать дополнительному удержанию. В этой ситуации компания удержит 28% дохода, причитающегося налогоплательщику, и отправит удержанную часть в IRS. Это способ федерального агентства обеспечить уплату соответствующих налогов, даже если налогоплательщик не идентифицирован правильно.
Когда требуются W-9?
Компания должна получить форму W-9 от любого физического лица или компании, для которой ей необходимо будет подать информационную декларацию в IRS. Например, компания, нанявшая независимого подрядчика для разработки нового веб-сайта компании, скорее всего, должна будет подать в IRS форму 1099-MISC, чтобы сообщить, сколько она заплатила веб-дизайнеру.
Чтобы подать полную форму 1099-MISC, предприятию необходимы идентификационные данные подрядчика - имя, ИНН, адрес и так далее. Для получения этой информации предприятию необходимо будет получить от подрядчика форму W-9. Аналогичным образом, предприятия часто запрашивают формы W-9 у корпоративных поставщиков, чтобы иметь информацию, необходимую для отчета о своих деловых расходах в соответствии с требованиями IRS.
Хранение записей W-9
Как и большинство налоговых документов, предприятия должны хранить копии всех форм W-9 в течение как минимум трех лет после подачи последней соответствующей налоговой декларации (или даты ее подачи, если она наступает позже). В приведенном выше примере, если компания заключила контракт с веб-дизайнером в 2017 году и он завершил свою работу до конца года, компания должна сохранить его форму W-9 как минимум до 16 апреля 2021 года (при условии, что компания подала декларацию за 2017 год). налоговая декларация от 15 апреля 2018 года).
Как заполнить форму W-9
Настоящий W-9 довольно короткий и относительно простой. Он состоит из трёх основных частей: персональная информация, ИНН и сертификация.
Раздел личной информации для физических лиц
В строке 1 отдельные налогоплательщики должны указать свое имя так, как оно указано в налоговой декларации. Несмотря на то, что формально они являются юридическим лицом, индивидуальные предприниматели должны указать в этом разделе свое юридическое имя.
Индивидуальные предприниматели повторяют свое имя во второй строке, которая требует «Название компании или неучитываемое имя организации». Здесь они указывают свое полное имя и буквы DBA, что означает «ведение бизнеса как», а затем вымышленное название компании, если таковое имеется. Например, если бы Джон Смит был единоличным владельцем Speedy Plumbing, он бы заполнил первую строку как Джон Смит, а вторую строку как Джон Смит DBA Speedy Plumbing.
Далее налогоплательщик проверяет поле «Физическое лицо/Индивидуальный предприниматель», расположенное под строками имени. Налогоплательщик также должен указать свой почтовый адрес в строках 5 и 6. Информация о клиенте может быть указана в правой части формы в этой области, но это не обязательно.
Раздел личной информации для бизнеса
Предприятия или другие организации должны указать свое юридическое название (точно так, как оно указано в налоговой декларации) в строке 1. Если у предприятия также есть торговое наименование или DBA, оно указывается в строке 2.
Далее налогоплательщик ставит галочку, указывающую, как субъект хозяйствования классифицируется с точки зрения его организационно-правовой формы. Вам нужно будет указать, является ли организация корпорацией C, корпорацией S, партнерством, обществом с ограниченной ответственностью (LLC) и т. д.
Если компания представляет собой ООО с одним участником, установите флажок «Индивидуальное лицо/единственный владелец», а не поле «ООО». ООО, которое выбрало альтернативную форму налогообложения (например, ООО, которое решило облагаться налогом как корпорация S), должно ввести код налоговой классификации в поле рядом с флажком ООО, как указано в форме.
Основной почтовый адрес организации должен быть указан в строках 5 и 6. Адрес клиента также может быть добавлен в поле справа от раздела почтового адреса, но это не обязательно.
Исключения
Большинство налогоплательщиков оставляют поля в строке 4 пустыми. Первый пробел в строке 4 указывает на то, что налогоплательщик освобожден от дополнительного удержания. Физические лица и индивидуальные предприниматели почти никогда не освобождаются от дополнительного удержания, но в определенных ситуациях от налога освобождаются корпорации. Коды и обстоятельства получателя платежа перечислены на третьей странице формы W-9. если вы соответствуете одному из этих условий, вам следует указать соответствующий номер кода в первом месте строки 4.
Раздел FATCA в строке 4 применяется только в том случае, если вы подаете форму W-9 в иностранное финансовое учреждение и освобождены от отчетности по Закону о соответствии налогам на иностранные счета (FATCA). В этой ситуации просмотрите список кодов и причин на третьей странице формы W-9, чтобы узнать, соответствуете ли вы критериям, и поместите соответствующую кодовую букву в поле FATCA в строке 4. Если у вас есть сомнения, спросите финансовое учреждение, запрашивающее форму, следует ли вам заполнять это поле.
Информация о номере счета
Последняя строка в разделе личной информации относится к «номерам счетов». Здесь налогоплательщик перечисляет все счета, которые он имеет в IRS для погашения налогов или предоплаты по ожидаемым налоговым обязательствам. Эта информация не является обязательной и обычно ее следует оставлять пустой.
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)
Раздел ИНН необходимо заполнять независимо от того, является ли налогоплательщик физическим лицом, индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом.
- Физические лица указывают свой номер социального страхования в правой части формы, в предусмотренных местах.
- Индивидуальные предприниматели и ООО с одним участником могут использовать либо свой номер социального страхования, либо идентификационный номер работодателя (EIN), хотя IRS предпочитает номера социального страхования.
- Даже если за организацию отвечает конкретное физическое лицо, другие типы хозяйствующих субъектов размещают свой EIN в предусмотренных местах.
Отдел сертификации
В этом разделе налогоплательщик подписывает форму и подтверждает, что содержащаяся в ней информация соответствует действительности. Непредоставление или заведомое предоставление ложной информации влечет за собой штрафные санкции к налогоплательщику.
Соответствие W-9
Являетесь ли вы независимым подрядчиком или компанией, предоставляющей услуги клиенту, или если вы компания, которая нанимает физических или юридических лиц для предоставления услуг, формы W-9 имеют решающее значение для соблюдения налогового законодательства. Обратитесь за профессиональной консультацией к квалифицированному специалисту по налогам, если у вас есть особые обстоятельства или вы не уверены, нужно ли вам заполнять или запрашивать эту форму.
